Être #organisé, c’est gagner du temps, tout le monde est d’accord sur le sujet. Toutefois tout le monde n’a pas un #programme d’organisation intégré. Et qu’en bien même, trop d’organisation peut tuer l’#organisation. On le voit chez les perfectionnistes, qui souvent perdent du #temps, en voulant trop bien faire et en se posant trop de question, au lieu d’#agir.
Comment trouver la juste mesure ?
La juste mesure me paraît être celle qui répond à nos besoins, car nous ne sommes pas tous les mêmes et nous ne faisons pas tous le même travail.
Cela dit nous pouvons avoir quelques bases communes.
Mais quels besoins ? Et bien au risque de surprendre, les premiers #besoins que nous devons combler, sont nos besoins physiologiques.
En effet si vous avez soif, que vous avez la bouche sèche et que vous n’avez pas pensé à mettre une bouteille d’eau sur votre bureau, ou que vous avez envie d’aller aux toilettes et que vous vous tortillez, que vous avez oublié de poser une question qui vous affect, etc... Vous allez perdre en #concentration et en temps.
Si vous avez besoin de clarté pour travailler, ou de silence, ou d’être bien assis, ou de musique pour vous donner un #rythme ou encore de marcher pour réfléchir et que votre #environnement ne vous le permet pas, vous allez être mal à l’aise et donc votre concentration perturbée. Il n’y a pas toujours de situations idéales, mais il y a toujours des compromis et des aménagements possibles, pour avoir un #confort de travail qui permet d’#optimiser son temps et d’éviter le stress. Bref ce sont des détails auxquels nous attachons bien souvent, peu d’importance et qui pour autant changent notre #motivation et notre #efficacité au travail.
La première chose est donc de vous observer et de définir de quoi, de quelles choses, vous avez besoin pour être bien et avoir l’esprit libre à votre tâche de #travail.
Vient ensuite l’organisation des #tâches, la plupart des gens font des listes. Personnellement, je vous conseille les cartes heuristiques ou mind mapping. Bien employées, elles permettent de visualiser à la fois spécifiquement et globalement toutes vos tâches et de gagner beaucoup de #temps. Vous pouvez les faire sur ordinateur ou bien sur papier, cela dépend de votre personnalité, de votre travail et de la finalité recherchée. C’est un #système d’organisation et de travail très performant en terme de gain de temps.
Attention à la démultiplication de tâches, souvent facteur d’#éparpillement.
Les pauses, bien que nous ayons tous du mal à les faire, sont extrêmement importantes. C’est un peu comme si vous faisiez une défragmentation de votre ordinateur. C’est une forme de rupture de schéma, qui permet au #cerveau de remettre de l’ordre. Vous bloquez sur une idée, vous n’arrivez pas à trouver de solution, vous vous énervez... Allez marcher deux minutes, faites le tour du pâté de maison, puis revenez à votre tâche, tout s’éclaire.
Une pause ce n’est pas un quart d’heure, ni une demi-heure, c’est juste deux à cinq, voir dix, minutes maximum, le temps pour nos neurones de s’oxygéner. Dans l’idéal elle doit avoir lieu toutes les 25 à 90 minutes selon votre temps de concentration.
Attention si elles sont trop longues, vous perdrez le fils de vos activités. Cela peut être par exemple aller se faire un café que vous ramenez à votre bureau, s’étirer en regardant par la fenêtre, se servir un verre d’eau, aller faire un tour dans le couloir et demander à ses collègues si tout va bien, sans rentrer dans des conversations qui vous dissiperaient de votre tâche principale.
l’idéal au départ est de se mettre un « timer ». Certaine montre connectée le possède sous forme « allez marcher » toutes les 90 minutes, réglable pour certaines.
Ha ! Notre cher #téléphone portable, très utile... Souvent dissipant.
Prenez l’habitude de ne répondre qu’à l’indispensable.
Régler le reste dans un temps choisi.
Qu’avez-vous à faire dans votre journée ? L’idéal est de préparer sa journée la veille au soir, ou du moins ce qu’il est possible. Beaucoup de managers emploient cette technique de programmation mentale en visualisant la journée du lendemain avant de s’endormir, Cela ne prend que deux minutes. Planifier vos tâches est un gain de temps, il vous évitera de partir dans tout les sens. Attention toutefois à ne pas sous-estimer le temps et à programmer des timings raisonnables pour chaque tâche.
Notre bureau doit être visuellement clair, dédié à la tâche principale que vous êtes en train d’exécuter. Ranger tout ce qui est inutile. Trop de documents ouverts perturberont votre esprit et viendront vous dissiper de la tâche principale. C’est un peu comme si sur l’ordinateur vous aviez 25 fenêtres ouvertes, à la fin vous ne savez plus laquelle vous devez lire en premier et en plus vous consommez de l’énergie pour rien. Excepter si vous êtes en recherche créative, quoique là encore il faut éliminer.
En résumé une bonne organisation c’est ;
Une organisation qui répond à nos principaux besoins et qui nous motive.
Un bureau qui a été rangé et préparé la veille.
Une bouteille d’eau et un verre toujours présents.
Le programme de vos tâches afficher avec le Timming.
Un timer pour vos pauses et tâches.
Une photo, un dessin, un objet, des choses qui vous rappellent vos objectifs, vous parlent et vous motivent.
Des dossiers que ce soit informatiques ou papier, rangés et organisés.
Plus votre bureau sera clair, plus vos idées le seront, moins vous aurez de stress !
Si tout cela vous paraît impossible ou trop difficile à mettre en place, contactez moi, je vous aiderai à modifier vos comportements gênants, à élaborer et concrétiser votre organisation, comme je l’ai déjà fait pour d’autres...
« ...Grâce à ce remaniement, je peux prendre mon mercredi après midi pour mon fils... » L. Manager dans un établissement médical.
« Eviter de laisser traîner, traiter de suite, j'ai moins de stress... » S. drt commercial.
